Kalkulation
Bloß nichts vergessen! Organisation und Finanzierung von Falkenzeltlagern
- Erfahrungsbericht
- Der Küchen-Tagessatz:
- Kein Tag ist wie der andere: Mischkalkulation
- Die Essensplanung:
- Zwischenrechnungen
- Wichtig zum Schluss
- Kalkulation einer dreiwöchigen Freizeit
Erfahrungsbericht
Das Essen im Zeltlager hat einen großen Einfluss auf das Lagerleben. Es trägt maßgeblich zur Zufriedenheit und zum Gelingen der gesamten Maßnahme bei.
Auf die Organisation dieses Bereiches muss in den Vorbereitungen deshalb ein besonderes Augenmerk gelegt werden. Ausgaben dürfen nicht zu knapp bemessen werden, Spielraum ist hier besonders wichtig. Grundsätzlich gilt: jedes Kind sollte immer das Gefühl haben, dass es genug gibt. Von daher kommt gerade den ersten Tagen einer Maßnahme eine besondere Bedeutung bei. Wenn Helfer und Helferinnen, Teilnehmerinnen und Teilnehmer das Gefühl haben es gibt nicht genug zu essen, fängt das "Bunkern" an und führt zu hygienischen Problemen und letztendlich zu höheren Kosten, da das gebunkerte Essen in der Regel weggeschmissen wird. Von daher geben professionell organisierte Zeltlagerküchen in den ersten beiden Tagen sehr bewusst etwas mehr raus und reduzieren die Meng anschließend in mehreren Schritten auf die normale Kalkulation.
Weiterhin solltet ihr bei der Kalkulation, die Struktur der Teilnehmenden, die Witterungsbedingungen und örtlichen Gegebenheiten mit berücksichtigen (Jugendliche essen mehr als Kinder, bei nassem, kalten Wetter wird mehr gegessen als im Hochsommer bei 35 Grad im Schatten).
Ihr solltet auch nicht vergessen, dass regelmäßige und ausreichende Mahlzeiten, auch zuhause in Deutschland, nicht für alle Kinder selbstverständlich sind. So erfüllt dieser Aspekt auch eine große soziale Funktion. Und Küche, Kochen und Essen soll Spaß machen.
Der Küchen-Tagessatz:
Die Kosten für die Verpflegung können in den meisten Fällen durch einen Blick in die Buchhaltung der letzten Jahre ermittelt werden, wenn die Versorgungsart vergleichbar ist, also z.B. auch Vollverpflegung angeboten wurde und der Reiseort gleich bzw. vergleichbar ist.
Formel zur Ermittlung des Küchen-Tagessatzes: Gesamtkosten von Küche und Verpflegung geteilt durch die Teilnahmezahl der Maßnahme, geteilt durch die Anzahl der Versorgungstage gleich Tagessatz.
Ist dieser alte Tagessatz ermittelt, wird er mit der Gesamtzahl der geplanten Personen und anschließend mit der Anzahl der Tage der Maßnahme multipliziert, daraus ergeben sich die Gesamtkosten. Achtung: an alle Personen denken, auch HelferInnen! Eine Angabe in echten Zahlen ist an dieser Stelle schwierig und Veränderungen unterworfen.
Die Erfahrung der letzten Jahre hat gezeigt, dass eine Versorgung mit weniger als 3,00 € pro Tagessatz nicht ohne Einschränkungen in der Qualität zu leisten ist. Ab 3,50 € ist sie in Mitteleuropa machbar.
Regionale Besonderheiten solltet ihr bedenken, sowohl bei der Kosten- als auch bei der Beschaffungsfrage. In diesem Preis berücksichtigt sind Getränke (Tee, Blubber-Wasser), Gas und Wasser. Es gilt: je größer und länger das Zeltlager ist, desto mehr Einsparpotential gibt es bei einer seriös durchkalkulierten Planung des Essens und der Bestellung beim Großmarkt.
Kein Tag ist wie der andere: Mischkalkulation
Nicht jeder Tag im Zeltlager kann genau den Tagessatz erfüllen. Zeltlagerküche ist immer eine Mischkalkulation.
Zum Beispiel sind Lunchpakete oder Festessen (Bergfest, Ankunft, etc.) meistens recht teuer, andere Tage sind dafür günstiger zu organisieren. Deshalb ist für diesen Kalkulationsposten immer die Gesamtsumme der Ausgaben entscheidend. Wie kann eine Küche im Zeltlager so organisiert werden, dass gut und preiswert gekocht wird?
Die Essensplanung:
Zunächst einmal sollten die Mengen für Kalt- und Warmküche anhand des Speiseplans gut geplant werden. Das gilt sowohl für die Vorbereitungsphase als auch im Laufe des Lagers. Kochbücher für Großgruppen geben dabei Hilfestellung. (Ausführliche Informationen dazu und viele Tips zum Kochen mit den Kindern können auch im Heft 13 "24 Stunden sind kein Tag" der SJD - Die Falken! Nachgelesen werden) Je weniger in den Müll bzw. die Drangtonne geworfen wird, desto günstiger.
Aber wichtiger noch ist es das im Speiseplan Abwechslung geboten wird und keine Versorgungslücken entstehen. Frischwaren, die meist teurer sind, gehören zur gesunden Ernährung im Zeltlager dazu. Jeden Tag Spaghetti sind zwar preisgünstig, schlagen sich aber negativ auf die Lagerstimmung nieder. Besser ist es, einen Tag zu haben, an dem es etwas gibt, was teurer ist und am nächsten Tag kann dann wieder günstiger zu kochen.
Spartipps: Milchreis oder Grießbrei aber auch Reisgerichte sind immer zu empfehlen. Teurer ist in jedem Fall die Kaltküche und dort vor allem Aufschnitt aus Wurst oder Käse. Günstiger zum Abendbrot wären Eintöpfe oder Suppen. Satt essen sollten sich die Teilnehmenden immer an den Beilagen nicht am Fleisch; das ist günstiger und davon sollte die Küche immer ausreichend bereithalten. Was übrig bleibt, taugt oft sehr gut zur Resteverwertung und auch mal zum Abendsnack in der HelferInnenkantine: Nudeln oder Kartoffeln schmecken am nächsten Tag mit Ei gebraten zum Mittagessen wunderbar und verhalten sich nahezu kostenneutral!
Der Einkauf beim ersten Grundeinkauf von Gewürzen, Nudeln, Reis etc. sollte darauf geachtet werden, dass in einem günstigen Markt Lebensmittel gekauft werden, die ausreichend für die gesamte Freizeit sind. Aber Achtung, der oder die Anbieter sollten auch politisch ausgewählt werden, also den Verbandsbeschlüssen entsprechen. Billig ist dann nicht in jedem Fall die erste Wahl. Großverbrauchermärkte haben meistens in großen Einheiten verpackte günstige Grundzutaten. Ein Supermarkt vor Ort ist meistens teurer. Diese Mehrkosten müssen allerdings den Kosten durch Transport zum Zielort und Lagerung, gegenüber gestellt werden, danach sollte entschieden werden.
Beim Einkaufen vor Ort kann man darauf achten, dass man in Läden (oder bei Produzenten) kauft, die Rabatte gewähren. Die Einkäufer machen zum Beispiel vor der Freizeit mit dem Bäcker aus, dass sie einen Sonderpreis bekommen, weil die Bestellung für eine ganze Woche gilt. Bei örtlichen Märkten können sie häufig Produkte günstiger bekommen, wenn sie anbieten Waren abzunehmen, bei denen bald das Mindesthaltbarkeitsdatum abläuft oder deren Verkauf am nächsten Tag nicht mehr möglich ist, z.B. nachmittags auf dem örtlichen Markt nachfragen. Das muss man verhandeln und darf nicht den Bestimmungen der Gesundheitsbehörden widersprechen. Aber es ist eine gute Variante, günstig einzukaufen.
Zwischenrechnungen
Es empfiehlt sich, alle zwei bis drei Tage einen Kassensturz zu machen. Dabei die Bestellungen und Lieferungen des Tages mit berücksichtigen. So weiß das Küchenteam in etwa, wie es um die Einhaltung des Tagessatz steht. Vorsicht, nicht erschrecken: Wenn die Zwischenrechnung zu Beginn der Maßnahme gemacht wird und noch viele Vorräte vorhanden sind, dann ist der Eindruck verzerrt und die Kosten scheinen zu hoch. Da hilft die Einschätzung erfahrener KüchenhelferInnen weiter.
Wichtig zum Schluss
Spart am Anfang nicht an der Menge, die ersten Tage sollte es immer ausreichend zu essen geben. Dann wissen alle, dass sie nichts Essbares in den Zelten hamstern müssen (Ungeziefer, Süßkramkonsum). Außerdem ist es gut, die besonders sparsamen Tage nicht aufeinander folgen zu lassen.
Kalkulation einer dreiwöchigen Freizeit
Faktoren, die eine Kalkulation beinhalten sollte:
- Ort der Freizeit (Kälte / Wärme)
- Gruppengröße
- Alter der Teilnehmenden
- Kaffee und Tee für HelferInnen mit einplanen
- HelferInnenabschlussessen mit einplanen
- Regionale Einkaufsmöglichkeiten
- Vorgabe eines pro Kopf, pro Tag Betrages durch die Gesamtkalkulation einer Freizeit
- Liste mit Preiseinstufungen verschiedener Gerichte
- Preiswertes Gericht - mittlere Preislage - teures Gericht
aus: 24 Stunden sind kein Tag, Broschüre zur Zeltlagerpraxis der SJD - Die Falken, Heft Nr. 17
